El formulario I-9 se usa para verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para llevar a cabo un empleo en EE.UU. Todos los empleadores estadounidenses deben completar y presentar el Formulario I-9 por cada persona que contratan, y eso incluye a ciudadanos y no ciudadanos. 

¿Quién debe completar el formulario I-9?

Tanto empleados como empleadores (o representantes autorizados del empleador) deben completar el formulario. En el formulario, el empleado debe dar fe de su autorización de empleo. El empleado también debe presentar a su empleador documentos aceptables que evidencien su identidad y autorización de empleo.

¿Qué debe saber el empleador a la hora de completar el formulario I-9?

• Examinar la elegibilidad para el empleo y los documentos de identidad que presente el empleado para poder determinar si los documentos parecen razonablemente genuinos y para relacionarse con el empleado y registrar la información del documento en dicho formulario.

• Asegúrese de que el empleado complete la Sección 1 del Formulario I-9 al momento de la contratación (es decir, comienzo del empleo a cambio de salarios u otro tipo de remuneración). El momento de contratación se anota en el formulario como el primer día de empleo.

• Los empleados podrán completar la Sección 1 antes del momento de contratación pero no antes de la aceptación de la oferta de trabajo. 

• Revisar el o los documentos del empleado y completar la Sección 2 en su totalidad dentro de tres días hábiles desde la contratación. Por ejemplo, si el empleado comienza en el empleo el lunes, debe completar la Sección 2 antes del jueves.

• Los empleadores deberán conservar el Formulario I-9 por un período designado y ponerlo a disposición de los funcionarios gubernamentales autorizados para su inspección. 

• Si contratas a una persona por menos de tres días hábiles, las Secciones 1 y 2 deben completarse en su totalidad al momento de la contratación, es decir el primer día de trabajo.

El Formulario I-9 no debe ser completado para empleados que:

• Son contratados para trabajo doméstico ocasional en una casa privada, de manera esporádica, irregular o de manera intermitente.

• Son contratistas independientes.

• Son empleados por un contratista que proporciona servicios contractuales (como puede ser arrendamiento de empleados o agencias temporales) y te están proporcionando mano de obra o bien no están trabajando físicamente en suelo estadounidense.